Vous envisagez sérieusement de quitter votre emploi ? Vous n’êtes sûrement pas le premier à qui cela arrive. Pour quelque chose d’aussi important, il ne suffit pas seulement de prendre votre décision, réunir vos affaires et quitter les lieux. Il convient, dans un cas comme celui-là, d’aviser quelques personnes de votre futur départ : votre patron direct, le département des ressources humaines et notamment vos clients. Alors, comment faire pour avertir vos clients et leur annoncer votre départ ?
Un exemple de mail de départ pour avertir les salariés
La rédaction d’un mail de départ pour notifier les collègues de son futur départ est un exercice délicat. Elle nécessite une approche empreinte de délicatesse et de professionnalisme. Voici un exemple qui pourrait servir de modèle :
Objet : Annonce de mon départ – Un nouvel horizon m’attend
Chers collègues et amis,
C’est avec une profonde reconnaissance et une certaine mélancolie que je vous informe de ma décision de quitter notre entreprise à la fin du mois. Cette étape, importante pour moi, me conduit vers de nouveaux défis professionnels.
Je tiens à vous exprimer toute ma gratitude pour ces années passées à vos côtés. Votre soutien, votre amitié et votre collaboration ont enrichi mon expérience professionnelle d’une manière que je n’aurais jamais imaginée. Vous avez contribué à mon épanouissement.
Je souhaite organiser une petite réunion informelle le dernier jour de mon service pour partager un dernier moment ensemble. Votre présence serait un honneur.
Avec mes sincères remerciements et mes vœux de succès continu,
[Votre Nom]
La tonalité de ce mail est à la fois respectueuse et chaleureuse, reflétant une reconnaissance sincère envers les collègues. Il est préférable d’adapter le contenu selon la nature des relations au sein de l’entreprise. L’invitation à une rencontre informelle ajoute une touche personnelle qui humanise ce moment de séparation. Le mail doit demeurer sobre, élégant, et évoquer les sentiments sans tomber dans l’excès émotionnel.
Si, pour une raison ou pour une autre (raison personnelle, changement de carrière, problèmes de santé…), l’heure de quitter votre emploi actuel a sonné, alors il est temps de partir. Toutefois, vous devez être intelligent, avenant et respectueux vis-à-vis de vos paires et savoir agir avec courtoisie : on ne quitte pas sa place comme ça. Si vous ne travaillez pas à votre compte, vous devez avertir de votre départ votre patron et vos collègues, mais aussi vos clients. Il se peut que vous traitiez avec des clients de longue date, d’autres plus récents. Dans un cas comme dans l’autre, il faut se montrer respectueux et agir avec tact et délicatesse :
- Choisissez le bon moment pour partir ;
- Donnez un préavis de 2 semaines minimum ;
- Finissez ce que vous avez commencé ;
- Adressez un courrier (ou courriel) à vos clients.
Avertir ses clients de son départ de façon organisée
Choisir le bon moment, c’est partir sur une note positive. Ne partez pas directement après un conflit sur votre lieu de travail, même si vous n’y êtes pas impliqué. Ne laissez pas non plus sous-entendre à vos clients que vous partez pour cause d’ennui ou de burn-out. Essayez de mener à bien vos projets du moment et faites-le avec le sourire, comme vous l’aviez toujours fait auparavant. Après tout, vos clients n’y sont pour rien dans votre décision, vous n’avez pas à les pénaliser pour quelque chose qu’ils ignorent à la base. Faites en sorte de partir en bons termes, il convient pour ce faire de prévenir vos clients à l’avance : ne les plantez pas à la dernière minute en les laissant sur le carreau, ce ne serait pas digne de la confiance qu’ils ont placée en vous. Ce qui est important aussi, c’est de terminer jusqu’au bout les projets que vous avez déjà entamés. Vous pouvez même conserver une bonne image de vous et laisser un dossier avec des conseils/consignes à remettre à la personne qui vous remplacera pour qu’elle puisse prendre le relais : cela vous évitera des coups de téléphones à tout bout de champ chaque fois qu’un client perd le fil, surtout si vous travailliez en équipe. Si vous prévoyez de changer de numéro ou de couper votre ligne professionnelle, laisser un dossier derrière vous permettra à votre client de continuer sur la même lignée et vous conserverez une image intacte. Pensez à adresser à vos clients une lettre à remettre en main propre ou un mail de départ automatique ou personnalisé.
Mail de départ : avertir ses clients comme il se doit
Envoyer un mail avant de quitter ses fonctions est monnaie courante à notre époque, surtout si vous ne pouvez pas vous saluer en personne avec une poignée de main franche et cordiale. Pensez toujours à laisser une bonne impression et un souvenir agréable. Le fait d’avertir vos clients de votre départ peut vous servir à l’avenir si vous tenez à garder des contacts professionnels extérieurs. Votre message de départ doit rester professionnel et être totalement dépourvu de fautes du style fautes d’orthographe. Gardez un ton sérieux et neutre et finissez par une note plus chaleureuse : le tout est dans le dosage ! Expliquez votre départ si vous en ressentez le besoin et précisez si vous avez décidé de faire une pause dans votre carrière : peut-être qu’à votre retour dans le domaine vous reverrez quelques-uns de vos clients. Restez courtois jusqu’à la fin et ne mentionnez aucune critique ou remarque désobligeante. Si vous avez un nouvel emploi, ne mentionnez pas votre nouvel employeur sauf si vous allez traiter avec le même client dans votre nouveau travail. Envoyez votre mail de départ plusieurs jours avant pour éviter toute mauvaise surprise ou malentendu.